Comment une pharmacie retrouve chaque colis concerné par un rappel de lot
Lot à l’expédition
Non enregistré → Conservé sur chaque expédition
Choix du lot
Boîte la plus proche → Lot dont la date de péremption est la plus proche, affecté à la préparation
Rappel de lot
Recherche manuelle dans les commandes → Liste des commandes obtenue avec un filtre
Cette pharmacie et parapharmacie en ligne est rattachée à une officine. Elle vend des médicaments sans ordonnance, des produits dermo-cosmétiques et des compléments alimentaires depuis un entrepôt de préparation. De nombreuses références portent une date de péremption, une DLUO ou une DDM. Le site Magento 2 génère surtout de petites commandes à plusieurs lignes. Les achats sont passés auprès des grossistes-répartiteurs et des laboratoires, souvent depuis le LGO.
Le défi
Sans suivi continu, l’information de lot s’arrêtait dans un tableur ou n’était pas enregistrée. Les préparateurs prenaient la boîte la plus proche, sans affectation préalable. Les dates courtes étaient découvertes pendant l’inventaire plutôt qu’au fil des sorties. Lorsqu’un rappel arrivait à l’officine par DP-Rappels, le canal de l’Ordre des pharmaciens, retrouver les commandes et les patients concernés imposait de reprendre l’historique manuellement.
Principaux défis :
- Conserver le lot et la date de péremption au-delà de la réception
- Affecter en priorité les lots aux dates de péremption les plus proches
- Retrouver les commandes et les clients concernés par un rappel
La solution
Le mode lot avec date de péremption est activé uniquement sur les produits qui le nécessitent. À la réception fournisseur, l’équipe saisit le lot et sa date ; un import CSV peut accélérer cette étape. Quand une commande entre en préparation, myFulfillment affecte le lot dont la date de péremption est la plus proche. Le préparateur confirme ce lot au poste de colisage. L’expédition conserve ensuite la liste des lots présents dans le colis.
Ce que nous avons configuré
Un filtre par numéro de lot affiche les commandes expédiées avec ce lot et les patients à prévenir. Le paramétrage applique la bonne pratique « premier périmé, premier sorti » : le lot dont la date de péremption est la plus proche est affecté en premier. Le reste du flux suit le fonctionnement habituel : vagues de préparation, scan de chaque article au colisage et étiquette Colissimo. Les suggestions de réapprovisionnement s’appuient sur l’historique des ventes pour préparer les achats auprès des grossistes-répartiteurs et des laboratoires, souvent via le LGO.
Ce que nous avons développé sur mesure
La lecture du Data Matrix des boîtes de médicaments a été ajoutée à la réception dans le cadre du développement sur mesure. Elle récupère le CIP13, le numéro de lot et la date de péremption. Le parcours standard reste disponible : l’équipe peut saisir ces données ou les importer par CSV.
Le lien entre le lot et la commande n’est pas reconstruit après coup. Ce lien est créé à la réception, conservé lors de l’affectation pendant la préparation, puis confirmé au colisage. Un filtre sur le lot renvoie directement les expéditions et les clients concernés.
Bénéfices clés :
- Lot et date enregistrés à la réception puis confirmés au colisage
- Affectation automatique du lot dont la date de péremption est la plus proche à la préparation
- Commandes et clients d’un lot retrouvés avec un seul filtre
Les résultats
Lot à l’expédition
Non enregistré → Conservé sur chaque expédition
Choix du lot
Boîte la plus proche → Lot dont la date de péremption est la plus proche, affecté à la préparation
Rappel de lot
Recherche manuelle dans les commandes → Liste des commandes obtenue avec un filtre
À la réception, le numéro de lot et la date de péremption sont enregistrés avec le produit. En préparation, l’équipe suit le lot affecté plutôt que de choisir une boîte au hasard. Au colisage, elle confirme ce qui part réellement. La bonne pratique « premier périmé, premier sorti » guide l’affectation selon le paramétrage. Quand DP-Rappels signale un lot, le pharmacien filtre sur ce numéro dans myFulfillment et obtient les commandes à examiner et les patients à prévenir, sans recomposer le parcours depuis plusieurs fichiers.
Découvrir ce cas en vidéo
Des lots à suivre au-delà du médicament
Le même flux s’applique aux catalogues qui associent une date et un lot à chaque unité expédiée.
- Produits dermo-cosmétiques avec DLUO ou DDM
- Compléments alimentaires achetés auprès de plusieurs laboratoires
- Produits de bien-être soumis à des rappels de lots
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